YÖNETİCİLERDE ÇOKLUKLA GÖRÜLEN HATALAR
İlk yazımızda yöneticiliğin mevcut girdilerden maksimum çıktıları alma sanatı olduğuna değinmiş ve yöneticilik tiplerini açıklamıştık.
Şirketlerde ne kadar fazla Lider Yönetici mevcut ise hem varlığını devam ettirme hem de yeni gelişmelere reaksiyon gösterme hususunda o kadar avantajlı olacaktır. Hal böyle iken şirketlerin olabildiğince doğru şekilde Lider Yönetici adaylarını saptayıp gelişimlerini desteklemesi önem arz etmektedir.
Bu yazımızda ise İdareci Yöneticilerde çoğunlukla ve Standart Yöneticilerde ise zaman zaman yapılan hatalara değineceğiz. Bu hataların birçoğu ayrı bir yazıya konu olacak seviyededir. Yapılan hatalar ve kısa açıklamaları yapılacak olup, iş yaşamınızda
ve/veya iş çevrenizde birçoğunu ya yaşadığınızı ya da gözlemlediğinizi göreceksiniz.
İcra mercii- Şikayetci olamaz
İcradan sorumlu yönetici sorumluk alanındaki herhangi bir konu ile ilgili ortaya çıkan aksaklıktan şikayetçi olamaz. Asıl görevi o aksaklıkların çözülmesini sağlamak ve/veya çözmektir. Maalesef sorunları çözmeye uğraşmak yerine sürekli şikâyet ederek sorumluluktan kurtulmaya çalışan yöneticiler (idareci tip) mevcuttur.
Hata kimde; Yönetici-Çalışan
Görevlerin yerine getirilmesi sırasında birçok hatanın ortaya çıkması son derece doğaldır. Bu hatalar karşısında yöneticinin tavrı çok ama çok önemlidir. Burada Hata Toleranslı Yöneticilik Konseptinin
uygulanması çok önemlidir.Bu konsept ayrı bir yazımıza konu olacak. Yöneticiler, çalışanların hata yaptıklarında rahatlıkla bu hatayı gündeme getirmelerini sağlayacak ortam yaratmalılar şüphesiz. Aksi takdirde küçük bir hatanın gizlenmesi ve göz ardı edilmesi çok daha büyük hatalara ve kayıplara yol açacaktır.
Peki hata kimde? Yöneticide mi – Çalışanda mı?
Şüphesiz yanıt çok net: YÖNETİCİ
Görevi tanımlayan, görevin icrası için gerekli malzeme, teçhizat vb. ihtiyaçları belirleyen ve sağlayan, görevi yerine getirecek çalışanı bu görevi başarıp başaramayacağı bilgisine sahip olarak seçen ve görevin icrası için gerekli zamanı belirleyerek planlayan kişi YÖNETİCİ olduğuna göre bu gerekliliklerin bir veya birkaçını gözünden kaçırdığı için (örneğin görevi başaracağından emin olmadığı çalışana bu görevi vermek) suçlu niçin ÇALIŞAN olsun ki. Kasıt olmadığı sürece %99 YÖNETİCİ suçludur.
Bu hatayı, Orta öğretim sınıflarında okuduğumuz zamanlardaki ‘iyi not aldığımda ben aldım ama kötü not aldığımda öğretmen kafayı taktı kötü verdi’ vakasına benzetebiliriz. Şirketin iş yaptığı alanda piyasadaki doğal iyileşme ve gelişmelere uygun olarak şirketinde yükselmesini kendi başarıları olarak yansıtan ancak işler kötüye gittiğinde piyasaları suçlayan yöneticilere mutlaka ki şahit olmuşsunuzdur. Havacılık sektörü gibi piyasa şartlarından oldukça etkilenen bir sektörde bu salınımlar sırasında birçok şirket kapanmak zorunda kalmıştır. Krizler iyi yönetilememiş olamaz mı? Krizleri iyi yönetmiş olanların ayakta durdukları ortada iken bunu sorgulamak gerekmez mi?
Personel Seçimi-Yönetici Seçimi
Şirketlerin asla yapmaması gereken hatalardan bir tanesi personel ve/veya yönetici seçimidir. Her şirketin istihdam edeceği personelin sorumluluk alanındaki görevleri tam olarak yapabileceğinden (gerektiğinde şüphesiz ki tecrübe ve eğitim ihtiyacı karşılandığında) emin olması çok önemlidir. Hatalı bir seçim süreçlerde tıkanıklığa ve ürün ve/veya hizmet üretiminde aksaklıklara yol açacak ve tüm şirket bundan zarar görecektir. Yönetici seçimi ise çok daha fazla önem arz etmektedir doğal olarak. Personel seçimindeki hata şirkete 1 birim zarar veriyorsa yönetici seçimindeki hata 100 birim zarar verir. Bu sebeple şirketlerin en önemli fonksiyonlarından birisidir İnsan Kaynakları.
Eğitim ihtiyacının saptanması
Yöneticilerin, bir görev için çalışan atayacakları zaman söz konusu çalışanın görevi tam olarak yerine getirebileceğinden emin olmaları gerekmektedir. Bu sebeple yöneticiler çalışanların yetkinlik ve beceri düzeylerini çok iyi bilmeleri ve eksiklikleri varsa tamamlamaları bir zorunluluktur. Bu aşamada eğitim ihtiyacının doğru saptanması önemli bir çalışmadır. Yaygın ve büyük firmalarda yanlış eğitim ihtiyacı saptanması durumunda ortaya çıkacak maliyetler:
Eğitim kapasite işgal maliyeti
Eğitim organizasyon maliyeti
Overqualification maliyeti
İşyerinde kapasite azalma maliyeti
olarak açıklanabilir. Eğitim ihtiyacının doğru saptanması için şüphesiz ki yöneticilerin; görevin detaylarına, gerekliliklerine, çalışanın mevcut yetkinliklerine tam olarak hâkim olmaları gerekmektedir. Eğitim ihtiyacının saptanması başlı başına bir yöneticilik becerisidir.
Alternatif kararlar üretme ve risk analizi
Lider Yöneticiler önemli bir karar vermeleri gerektiğinde, özellikle kendilerine bağlı çalışan ve/veya yöneticilerden alternatif kararlar üretmelerini ve her bir kararın risklerini ortaya koymalarını talep etmelidirler. Tüm bu alternatif kararlar ve risklerini bilerek kendileri nihai bir karar verirler ve bu karar tüm çalışanlar tarafından uygulanır. Bu yaklaşım şirketin devamı ve gelişimi için çok ama çok önemlidir. İşte tam bu noktada, İdareci Tip Yöneticiler alternatif kararlar üreten ve bu kararların risklerini ortaya koyan çalışan ve/veya yöneticileri bir tehdit olarak görmekte ve bilerek veya bilmeyerek onlara karşı tavır sergilemekte ve şirketten ayrılmalarına kadar gidecek bir ortam yaratmaktadırlar. Bu durumda hiçbir çalışan/yönetici fikirlerini söylemeye cesaret edemeyecekler ve şirket aklı sadece bir karar vericinin aklıyla sınırlanacaktır. Kararlar, ortak akıl yerine tek bir kişinin aklına kaldığında doğal olarak şirket risklere açık olacak ve büyük zararlara uğrayacaktır. Şirketlerin zihni-sinir fikirler üretenlere her zaman ihtiyacı vardır oysa.
Hatalı tasarruf hamleleri
Tasarruf bir dönem değil her dönem uygulanması gerekli bir olgudur. Hiç sevmemişimdir ‘arkadaşlar bu yıl tasarruf yapıyoruz, her bölüm kendi yapacağı tasarrufları raporlasın’ diye başlayan mesajları. Eğer üretim kapasitesi düşmüşse doğal olarak üretim azalışına bağlı olarak maliyet azalması olacaktır. Bu bir tasarruf değildir. Eğer üretim miktarlarında bir değişme olmaksızın bir departmanda örneğin bir önceki yıla nazaran %20 maliyet azaltılması başarılıyorsa bir önceki yıl niçin %20 fazla maliyetle aynı üretimi yaptın diye hesap sorulmalıdır. Tasarruf her zaman gözetilmesi gereken bir durumdur ve dönemden dönem değişmez. ‘Bu dönem har vurup harman savuracağız arkadaşlar’ diye bir yazı hiçbir zaman olmayacak.